Booking Engine, uno strumento imprescindibile per ogni struttura ricettiva

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Quante sono ancora le piccole, come le grandi strutture ricettive, sprovviste di un Booking Engine nel loro sito? Perché è così importante avere un sistema di prenotazione interno? Proviamo a fare chiarezza.

Era gennaio 2020, il grande anno bisestile era iniziato nel migliore dei modi: gli hotel pullulavano di prenotazioni e il settore turistico prometteva un grande periodo di fatturato, forse uno dei migliori attesi dopo la grande crisi del 2008. 

Nessuno avrebbe immaginato che, nell’arco di poche settimane, il mondo del Travel si sarebbe ritrovato insabbiato nella più buia e lunga battuta d’arresto di ogni tempo.

Se le città d’arte hanno visto crollare le prenotazioni di oltre il 90%, le strutture inserite in località balneari o di montagna, così come nei dintorni dei tanti borghi più belli dello Stivale, hanno vissuto delle (seppur brevi) parentesi d’ossigeno, grazie al diffondersi del turismo interno, sempre più slow e di prossimità.

Ecco perché, oggi più che mai, con un settore in ginocchio come quello dell’hospitality, la sfida di ogni struttura ricettiva (a cominciare dalla più piccola) è quella di possedere un booking engine che consenta di ricevere delle prenotazioni dirette, capaci di ovviare allo spreco di commissioni a terzi.

Viaggiatori digitali e prenotazioni dirette, la sfida del Booking Engine 

Negli ultimi mesi, sull’onda della scia pandemica, internet ha visto crescere esponenzialmente i suoi utenti globali. In media, ciascuno di noi, ogni giorno, trascorre oltre 6 ore connesso alla rete, a stretto contatto con smartphone e pc. 

La tecnologia web sta sempre più rivoluzionando anche il mondo dell’ospitalità alberghiera, con un numero sempre crescente di “viaggiatori digitali”, che preferiscono prenotare direttamente dal sito web della struttura. Sempre se attratti, (e qui viene il nocciolo della questione), dalla facilità e dell’immediatezza del processo di prenotazione. 

Ecco perché il Booking Engine è sempre più importante

Il Booking Engine è uno strumento prezioso per i tanti viaggiatori alla cerca di una prenotazione sul web: permette non solo di verificare la disponibilità delle camere, ma anche di confrontare i vari costi di un soggiorno. 

Che cosa succede se un potenziale cliente è sul sito del tuo hotel ma, quest’ultimo, è sprovvisto di un software di prenotazione alberghiera? 

Non riuscendo a trovare le informazioni che cerca (come disponibilità e costo per notte), molto probabilmente il viaggiatore in questione andrà a prenotare su uno dei tanti portali turistici, come Bookingcom.

Booking Engine, il primo grande vantaggio è l’assenza di commissioni

Se la tua struttura è presente solo sulle OTA, ma non è prenotabile sul tuo sito web, stai lasciando tanti “viaggiatori digitali”, e i loro contatti preziosi, nelle mani delle tante Online Travel Agency come Expedia, Kayak e Trivago, tanto per citare alcuni nomi, oltre al grande colosso di Booking.

Per una struttura alberghiera, il primo grande vantaggio di avere un Booking Engine è, dunque, l’assenza di commissioni sulle prenotazioni.

La prenotazione diretta permette, infatti, di incrementare il fatturato, avendo anche il pieno controllo sulla strategia dei prezzi. Che cosa accade, invece, quando le prenotazioni sono acquisite attraverso le OTA? I costi di distribuzione di queste piattaforme oscillano dal 15% al 30% di commissioni.

Ovviamente l’utilizzo del software da parte dell’albergatore comporta, per quest’ultimo, il pagamento di una licenza, ossia di un costo fisso. Eppure, il rapporto costo opportunità, per un hotel provvisto di un Booking Engine integrato, è più che conveniente su diversi fronti.

Utilizzare un Booking Engine, infatti, permette non solo di ridurre la dipendenza da partner esterni, trasformando così la tua struttura in un canale diretto di vendita da affiancare ai sistemi di distribuzione tradizionali, ma (oltre a generare un aumento del fatturato) rafforza anche la capacità di fidelizzare il cliente, migliorando la sua esperienza di viaggio e la tua brand awareness nei confronti dello stesso.

Booking Engine e fidelizzazione del cliente

Oltre a consentire di ricevere prenotazioni 24 ore al giorno e 7 giorni su 7, anche al di fuori dell’orario di lavoro e nei periodi di chiusura della struttura, il Booking Engine permette un contatto diretto con il cliente già prima del suo arrivo in hotel: questo consente di conoscere ed accogliere i propri ospiti con un occhio di riguardo e  servizi e condizioni personalizzate. 

Diventando il cliente solo “sotto il dominio” dell’hotel (e non più di OTA) si rafforza quel processo di fidelizzazione alla base della creazione di un rapporto duraturo, che porterà molto probabilmente l’ospite, come la sua cerchia di conoscenza, a ritornare per altri soggiorni.

Booking Engine, meno cancellazioni e lavoro operativo

A differenza delle prenotazioni OTA, spesso soggette a un alto tasso di cancellazioni, le prenotazioni dirette, lavorando molto sulla fidelizzazione, subiscono cancellazioni meno frequenti.

Il Booking Engine, inoltre, è anche un valido strumento per velocizzare non solo il processo di vendita ma anche il tempo impiegato per completare la registrazione dei dati personali, riducendo così il lavoro operativo del receptionist una volta che l’ospite arriva in hotel.  

Prenotazioni veloci e sicure, l’altro punto di forza del Booking Engine

Come funzionano le prenotazioni dirette in una struttura sprovvista di Booking Engine?  

Spesso gli hotel richiedono un acconto del 30%, tramite bonifico bancario ,oppure procedono a una richiesta, tramite mail o telefono, dei dati della carta di credito.

Si tratta di procedimenti poco amati dai viaggiatori, sempre più attenti al risparmio di tempo come alla sicurezza delle transazioni. Il Booking Engine, invece, dà agli albergatori la grande opportunità d’integrare nel loro sito web un sistema di pagamento automatico sicuro, immediato e più attento alla gestione dei dati sensibili.

Rinnegare l’importanza delle OTA, piattaforme che presentano un vantaggio in partenza (poiché consentono ai clienti di confrontare i prezzi e vedere quali sono le migliori soluzioni disponibili sul mercato), sarebbe un vuoto a perdere. 
Questo però non può, e non deve, impedire alle strutture alberghiere di dotarsi di un Booking Engine integrato, capace di fidelizzare e catturare nuovi viaggiatori con promozioni esclusive e servizi su misura.

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